En bref. La facture électronique circulera par des plateformes agréées, qui transmettent les factures entre entreprises et remontent les données à l’administration. Le choix se joue sur l’intégration comptable et l’accompagnement, pas sur la technique.
Le sujet est présenté comme un chantier informatique. Il est d’abord un chantier d’organisation : ce qui coûte, ce n’est pas de transmettre un fichier, c’est de faire correspondre les référentiels clients, les formats et les circuits de validation existants.
Ce que la réforme change
- Les factures entre entreprises établies en France ne circuleront plus directement, mais via une plateforme agréée.
- Elles prendront un format structuré lisible par machine, et non plus un simple PDF envoyé par courriel.
- Des données de facturation seront transmises à l’administration, complétées par un e-reporting pour les opérations hors périmètre — ventes aux particuliers, opérations internationales.
- Le statut des factures — déposée, reçue, acceptée, payée — circulera lui aussi, ce qui change le suivi des règlements.
Le point 4 est le plus sous-estimé et le plus utile au quotidien : savoir qu’une facture a été reçue et acceptée supprime une bonne partie des relances à l’aveugle décrites dans notre article sur la facture impayée.
Les critères de choix qui comptent
| Critère | Question à poser |
|---|---|
| Agrément | La plateforme figure-t-elle sur la liste officielle des opérateurs autorisés ? |
| Intégration comptable | Les factures remontent-elles automatiquement dans l’outil comptable et chez l’expert-comptable ? |
| Formats | Les formats structurés attendus sont-ils tous pris en charge, en émission et en réception ? |
| E-reporting | Les opérations hors périmètre sont-elles couvertes sans double saisie ? |
| Annuaire | L’adressage des clients est-il géré automatiquement ? |
| Archivage | Une conservation conforme est-elle incluse, et pour combien de temps ? |
| Reprise de l’existant | Les clients, articles et modèles actuels sont-ils repris ? |
| Coût | Facturation au document, à l’utilisateur ou au forfait ? |
Les lignes « intégration comptable » et « archivage » font l’écart réel entre les offres. La première évite une ressaisie, la seconde évite d’avoir à empiler un second outil — sujet développé dans notre article sur l’archivage des factures.
Trois configurations possibles
- Le logiciel de facturation devient la plateforme ou s’y connecte nativement : c’est la solution la plus simple pour une TPE.
- L’expert-comptable propose la plateforme, ce qui garantit l’intégration comptable et l’accompagnement, au prix d’une moindre autonomie.
- Une plateforme indépendante est choisie, avec connecteurs vers les outils existants : pertinent quand plusieurs systèmes coexistent.
La deuxième configuration est la plus fréquente en petite structure, et souvent la plus rationnelle : la facturation et la comptabilité sont deux bouts de la même chaîne.
Ce qu’il faut préparer avant de choisir
- Fiabiliser le fichier clients : identifiants d’entreprise complets et à jour, adresses de facturation exactes. C’est le préalable à tout adressage automatique.
- Recenser les canaux actuels : portail client, courriel, courrier, plateforme d’acheteur public.
- Lister les cas particuliers : acomptes, avoirs, autoliquidation, opérations à l’étranger, abonnements.
- Identifier les volumes, en émission et en réception, qui conditionnent le modèle tarifaire pertinent.
- Vérifier la conformité de l’outil de facturation actuel, sujet traité dans notre article sur le logiciel de facturation conforme.
L’étape 1 est celle qui prend le plus de temps et qui est systématiquement sous-estimée. Un fichier clients approximatif rend l’adressage automatique inopérant, quelle que soit la qualité de la plateforme.
Les cas particuliers à vérifier
- Les factures d’acompte et les avoirs, qui doivent suivre le même circuit que les factures.
- Les opérations en autoliquidation, dont les mentions doivent être portées dans les champs structurés.
- Les factures à des clients étrangers, qui relèvent de l’e-reporting et non du circuit interentreprises.
- Les ventes aux particuliers, également concernées par la transmission de données.
- Les marchés publics, déjà dématérialisés via un portail dédié, dont l’articulation avec la nouvelle plateforme doit être clarifiée.
Le calendrier et la prudence
Le calendrier de déploiement a été modifié à plusieurs reprises, avec des échéances distinctes pour l’obligation de recevoir et celle d’émettre, et un séquencement selon la taille des entreprises. Vérifiez les dates en vigueur avant de bâtir un plan de déploiement, et privilégiez un outil dont l’éditeur suit ces évolutions plutôt qu’une solution figée.
Une règle demeure quel que soit le calendrier : l’obligation de recevoir arrive avant celle d’émettre. Une entreprise doit donc être en mesure d’accepter des factures électroniques avant même d’avoir revu sa propre chaîne d’émission. Les repères sur la transformation numérique des TPE-PME sont publiés par France Num.
Les bénéfices attendus, sans excès d’optimisme
- Moins de saisie côté fournisseur comme côté client.
- Un suivi des statuts qui réduit les relances inutiles et documente les délais de paiement.
- Un archivage plus sûr et une piste d’audit plus facile à établir.
- Une comptabilité plus à jour, les écritures suivant le flux plutôt que l’envoi mensuel de classeurs.
En contrepartie, la période de transition demande du travail : nettoyage des référentiels, tests, double circuit temporaire. Le mieux est de traiter ce chantier tôt, quand il reste un projet, plutôt qu’à l’approche de l’échéance.
Le raccordement ne dispense pas de pouvoir reconstituer la chaîne de bout en bout : ce que recouvre la piste d’audit fiable.
Questions fréquentes
Un PDF envoyé par courriel restera-t-il valable ?
Non entre entreprises assujetties une fois l’obligation en vigueur : la facture devra circuler par une plateforme, dans un format structuré. Le PDF simple ne suffira plus.
Faut-il changer de logiciel de facturation ?
Pas nécessairement. Beaucoup d’éditeurs se connectent à une plateforme ou en deviennent une. La question est de savoir si l’éditeur actuel s’y prépare.
Les très petites entreprises sont-elles concernées ?
Oui. L’obligation de recevoir concerne toutes les entreprises assujetties, quelle que soit leur taille, avec un séquencement différent pour l’émission.
Qui conserve les factures : la plateforme ou l’entreprise ?
L’obligation de conservation reste celle de l’entreprise. Certaines plateformes proposent un archivage conforme, mais ce point doit être vérifié contractuellement.
Conclusion
Le choix se réduit à trois questions : la plateforme est-elle agréée, s’intègre-t-elle à la comptabilité sans ressaisie, et couvre-t-elle l’archivage ? Le vrai chantier, lui, est en amont — un fichier clients propre conditionne tout le reste.