Ce qu’une facture doit contenir, quand elle doit être émise, sous quel délai elle doit être payée et combien de temps elle doit être conservée. Les règles générales, et les mentions particulières selon votre situation.
Qui doit facturer, et quand
La facture est obligatoire entre professionnels pour toute vente de biens ou prestation de services. Vis-à-vis d’un particulier, elle n’est obligatoire que dans certains cas — vente à distance, prestation dont le montant dépasse un seuil, travaux immobiliers, ou simplement à la demande du client — mais une note ou un ticket reste dû dans la plupart des situations.
La facture doit être émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation. Un différé n’est admis que dans des cas encadrés, notamment la facturation périodique récapitulative pour un même client sur un mois.
Les mentions obligatoires
Elles se répartissent en quatre groupes. Aucune n’est facultative, et l’oubli se sanctionne.
Identification du document
- La date d’émission de la facture.
- Un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.
- La date de la vente ou de la prestation, si elle diffère de la date d’émission.
Identification des parties
- Vendeur : dénomination sociale ou nom, adresse du siège, forme juridique et capital social pour les sociétés, numéro SIREN ou SIRET, numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés avec la ville du greffe, et numéro de TVA intracommunautaire lorsqu’il est requis.
- Client : nom ou dénomination et adresse de facturation ; l’adresse de livraison si elle diffère ; son numéro de TVA intracommunautaire pour les opérations intracommunautaires ou en cas d’autoliquidation.
Contenu de l’opération
- La désignation précise et la quantité de chaque produit ou service — une ligne « prestation de services » sans détail n’est pas conforme.
- Le prix unitaire hors taxes et les éventuelles réductions acquises à la date de la vente.
- Le taux de TVA applicable à chaque ligne, le montant de la TVA par taux, le total hors taxes et le total toutes taxes comprises.
Conditions de règlement
- La date d’échéance du règlement.
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ou la mention de leur absence.
- Le taux des pénalités de retard exigibles en cas de retard de paiement.
- La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due de plein droit entre professionnels en cas de retard.
Ce qui se sanctionneUne mention manquante ou inexacte est passible d’une amende fiscale par mention et par facture, plafonnée à une fraction du montant de la facture. S’y ajoute, au titre du code de commerce, une sanction administrative dont le montant maximal se compte en dizaines de milliers d’euros pour une personne physique et en centaines de milliers pour une société, portée au double en cas de réitération. Les montants exacts sont fixés par le code général des impôts et le code de commerce : vérifiez-les dans leur version en vigueur.
Les mentions particulières
Selon votre régime et votre activité, une ou plusieurs de ces mentions s’ajoutent. Leur oubli est l’erreur la plus fréquente chez les jeunes entreprises.
| Situation | Mention à porter |
|---|---|
| Franchise en base de TVA | La mention indiquant que la TVA n’est pas applicable, avec la référence à l’article 293 B du code général des impôts. Aucune TVA ne doit apparaître sur la facture. |
| Autoliquidation | La mention « autoliquidation », avec le numéro de TVA intracommunautaire du client. Le montant est facturé hors taxes. |
| Sous-traitance dans le bâtiment | Autoliquidation par le donneur d’ordre : la facture du sous-traitant est établie hors taxes avec la mention correspondante. |
| Exonération | La référence au texte qui fonde l’exonération. |
| Travaux de construction | L’assurance professionnelle obligatoire souscrite au titre de l’activité, avec les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat. |
| Vente en l’état futur, acompte | La qualification du versement — acompte ou arrhes — dont les conséquences juridiques diffèrent. |
La numérotation
C’est le point sur lequel les contrôles portent le plus souvent, parce qu’il est objectif et facile à vérifier. La séquence doit être chronologique, continue et sans trou. Une facture annulée ne disparaît pas : elle est neutralisée par un avoir, et son numéro reste consommé.
Plusieurs séries sont admises lorsqu’elles se justifient — par établissement, par activité, par type de document. Chaque série doit alors comporter un préfixe distinct et rester continue en elle-même. Un préfixe daté du type 2026-001 est courant et parfaitement recevable.
Les délais de paiement
Entre professionnels, la loi fixe un plafond que le contrat ne peut pas dépasser :
- 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ; ou
- 45 jours fin de mois, si cette option est expressément prévue au contrat et ne constitue pas un abus manifeste.
- Pour les factures périodiques récapitulatives, le plafond est de 45 jours à compter de la date d’émission.
- À défaut de mention, le délai est de 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
Certains secteurs relèvent de délais spécifiques plus courts — produits alimentaires périssables, transport, boissons alcoolisées. Vérifiez si votre activité en fait partie.
La conservation
- 10 ans au titre des obligations comptables, à compter de la clôture de l’exercice.
- 6 ans au minimum au titre du droit de reprise de l’administration fiscale.
En pratique, on retient la durée la plus longue. La conservation sous forme électronique est admise à condition de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document pendant toute la durée — ce que fait un archivage à valeur probante, et que ne fait pas un dossier de fichiers PDF sur un disque partagé.
Ce qui changeLa facturation électronique entre entreprises modifie ce cadre. Elle ajoute des mentions obligatoires, impose un format structuré et fait transiter les factures par des plateformes agréées. Le calendrier est échelonné et a déjà été reporté plusieurs fois : voir le dossier facturation électronique, et vérifiez les échéances applicables à votre entreprise sur impots.gouv.fr.
Questions fréquentes
Un devis est-il obligatoire ?
Il l’est dans plusieurs cas prévus par la réglementation — notamment certains travaux et dépannages à domicile, et les prestations dont le montant dépasse un seuil — et il devient obligatoire dès que le client le demande. Au-delà de l’obligation, il reste la pièce qui délimite la prestation : ce qui n’y figure pas ne sera pas opposable.
Peut-on modifier une facture déjà émise ?
Non. Une facture émise ne se corrige pas et ne se supprime pas : on émet une facture d’avoir qui l’annule totalement ou partiellement, puis, le cas échéant, une nouvelle facture. L’avoir porte lui aussi un numéro de la séquence et référence la facture d’origine.
Faut-il facturer la TVA quand on est en franchise en base ?
Non, et il est même interdit de la faire apparaître. La facture est établie en hors taxes avec la mention de non-application de la TVA et la référence de l’article qui la fonde. Faire figurer une TVA que l’on n’a pas le droit de collecter oblige à la reverser.
Une facture par courriel est-elle valable ?
Un PDF envoyé par courriel est aujourd’hui admis dès lors que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité sont garanties, ce qui suppose une piste d’audit fiable. Cette tolérance est appelée à disparaître pour les échanges entre entreprises avec la généralisation de la facture électronique structurée.
Que faire face à une facture impayée ?
Relance écrite, puis mise en demeure avec application des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement, puis procédure — injonction de payer ou référé selon les cas. L’essentiel se joue en amont : conditions de règlement écrites, acompte à la commande, et suivi des échéances dès le premier jour de retard.
Sources. Les règles décrites ici figurent au code de commerce et au code général des impôts. Les fiches officielles à jour sont publiées sur entreprendre.service-public.fr et impots.gouv.fr. Cette page a une vocation d’information générale et ne remplace pas l’analyse de votre situation par un professionnel.