Facturation électronique

La facturation électronique entre entreprises ne dématérialise pas un PDF : elle remplace l’envoi direct par un circuit de plateformes et un format structuré que les machines lisent. C’est la contrainte qui doit gouverner votre choix d’outil aujourd’hui.

Calendrier — à vérifierCe dossier décrit le mécanisme, pas des dates à recopier. Le calendrier de la réforme a été modifié plusieurs fois depuis son annonce. Avant de prendre une décision, vérifiez les échéances applicables à votre entreprise sur impots.gouv.fr ou entreprendre.service-public.fr, qui font foi. Votre expert-comptable et votre éditeur de logiciel doivent également pouvoir vous confirmer votre échéance.

Ce que la réforme change

Trois changements de nature différente, qu’il faut distinguer parce qu’ils n’appellent pas les mêmes décisions.

Qui fait quoi : le portail public, les plateformes agréées, les solutions compatibles

Trois familles d’acteurs coexistent, et les confondre coûte cher : on croit avoir choisi une plateforme alors qu’on a choisi un logiciel qui se branche dessus, ou l’inverse.

La question à poser à votre éditeur tient donc en une phrase : « êtes-vous une plateforme agréée, ou vous raccordez-vous à celle d’un tiers — et laquelle ? » Nos deux répertoires y répondent pour 110 logiciels de facturation et 100 logiciels de comptabilité.

Le principe du calendrier

La logique retenue distingue deux obligations, et c’est le point que beaucoup de dirigeants manquent :

• Recevoir des factures électroniques devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à la même date, quelle que soit leur taille. Une microentreprise sera donc concernée dès la première échéance, même si elle n’a encore rien à émettre sous ce format.
• Émettre devient obligatoire par vagues, en commençant par les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, puis en s’étendant aux petites et moyennes entreprises et aux microentreprises.

Autrement dit : l’échéance qui vous concerne en premier n’est pas celle dont tout le monde parle. Vous devrez être capable de recevoir avant d’être obligé d’émettre, et cela suppose déjà d’être raccordé.

L’annuaire, et la date qu’on oublie

Avant même d’émettre quoi que ce soit, chaque entreprise assujettie à la TVA doit être inscrite à l’annuaire central avec la plateforme qu’elle a choisie. C’est l’échéance la plus proche et la moins commentée : sans inscription, vos fournisseurs ne savent pas où vous adresser leurs factures, et vous ne les recevez pas.

L’inscription peut être déléguée à votre expert-comptable, l’administration l’ayant expressément prévu. La délégation se formalise : un avenant à la lettre de mission, puis un mandat signé par le représentant légal, que la plateforme exige avant d’inscrire l’entreprise. Si votre cabinet ne vous en a pas parlé, c’est la question à lui poser à votre prochain rendez-vous.

Trois détails techniques qui décident du reste

• Les statuts du cycle de vie. Une facture électronique n’est plus envoyée puis oubliée : elle porte des statuts que les deux parties mettent à jour, et quatre d’entre eux — déposée, rejetée, refusée, encaissée — remontent obligatoirement à l’administration. C’est un progrès réel sur les impayés : vous savez si votre facture a été refusée, et quand.
• Le réseau PEPPOL. Ce réseau européen d’échange, dont la DGFiP est devenue l’autorité française en 2025, sert de langue commune entre plateformes. Qu’une plateforme en soit point d’accès est un signe d’interopérabilité, et un pari raisonnable sur la suite : c’est le protocole retenu au niveau européen.
• Les formats et les cas d’usage. Le socle impose Factur-X, UBL et CII, mais les échanges réels sont plus retors que la facture simple : acompte puis facture définitive, tiers payeur, affacturage, auto-facturation, escompte, débours. La norme AFNOR XP Z12-014 en recense quarante-quatre cas d’usage. Si l’un d’eux est votre quotidien, c’est lui qu’il faut soumettre à l’éditeur — pas la facture d’école.

Sources : le dossier de la DGFiP et sa liste officielle des plateformes agréées ; les normes AFNOR XP Z12-013 (interface de programmation) et XP Z12-014 (cas d’usage). Côté cabinet, le Conseil national de l’Ordre des experts-comptables publie un guide dédié au choix d’une plateforme, présenté sur son site — le document lui-même est déposé sur l’extranet des membres.

Les nouvelles mentions

Le format structuré impose des données qui ne figuraient pas systématiquement sur les factures papier :

• Le numéro SIREN du client, qui devient la clé d’acheminement.
• L’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation.
• La nature de l’opération — livraison de biens, prestation de services, ou opération mixte.
• La mention de l’option de paiement de la TVA sur les débits, lorsqu’elle a été exercée.

Conséquence pratique immédiate : votre fichier clients doit contenir un SIREN valide pour chaque client professionnel. C’est un chantier de nettoyage de données à engager tôt, indépendamment de toute décision d’outil.

Ce qu’il faut faire, dans l’ordre

1. Identifier votre échéance auprès des sources officielles, en distinguant réception et émission.
2. Interroger votre éditeur actuel par écrit : est-il ou sera-t-il raccordé à une plateforme agréée, à quelle date, et à quel coût supplémentaire ? Une réponse évasive est une réponse.
3. Nettoyer le fichier clients — SIREN, adresses, coordonnées de facturation. C’est long et cela ne dépend de personne d’autre que vous.
4. Décider du raccordement : via votre logiciel s’il l’intègre, via votre expert-comptable s’il propose un accès, ou en souscrivant directement auprès d’une plateforme.
5. Tester la réception avant l’échéance, avec un fournisseur volontaire. C’est le point où les surprises apparaissent.
6. Prévoir la déclaration des données pour les opérations hors circuit, en particulier si vous vendez à des particuliers.

Les erreurs à éviter

• Attendre l’échéance d’émission en oubliant celle de réception, qui arrive avant pour beaucoup d’entreprises.
• Croire qu’un PDF envoyé par courriel suffira. Il ne sera plus une facture recevable entre entreprises.
• Choisir un outil sur son prix sans vérifier son raccordement. Un logiciel non raccordé devra être remplacé dans l’urgence, au pire moment.
• Négliger la réversibilité. Si vous devez changer d’outil pour cause de non-conformité, vous devrez récupérer votre historique : vérifiez dès maintenant que c’est possible.
• Traiter le sujet seul. Votre expert-comptable est directement concerné : la coordination avec lui évite de payer deux fois le même raccordement.

Un effet secondaire à connaître. Une fois le circuit en place, l’administration dispose des données de vos factures et de vos encaissements en quasi-temps réel. Les écarts entre ce que vous déclarez et ce que le circuit enregistre deviennent visibles immédiatement. La rigueur de la facturation cesse d’être une question de bonne tenue pour devenir une question d’exposition.

La liste des opérateurs habilités est publique et bouge vite : nous en tenons le répertoire complet, une fiche par plateforme, relevé dans le fichier officiel de la DGFiP.

Votre outil est-il concerné ? Les fiches logiciels indiquent, pour chacun, si son éditeur est lui-même immatriculé ou s’il doit se raccorder à une plateforme tierce.